Datenschutzerklärung für den Cloud-Dienst „ICUHworkspace“ gemäß Art. 13, 14 DSGVO

Der ICUHworkspace ist ein Cloud-Speicher-Dienst für projektbezogene Online-Zusammenarbeit, der im Rahmen des Forschungsprojekts „Innovations Community Urban Health (ICUH)“ an der Hochschule Bochum bereitgestellt wird. Weitere Informationen zum Forschungsprojekt erhalten Sie hier: https://urbanhealth-digispace.de/icuh

Diese Datenschutzinformation unterrichtet Sie über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten. Zu Ihren persönlichen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einem Unternehmen/Einrichtung, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.

1. Persönliche Informationen und personenbezogene Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie unseren Cloud-Dienst nutzen. Von der Datenverarbeitung sind alle Personen betroffen, die unseren Cloud-Dienst nutzen.

Die Datenerfassung bezieht sich zum einen auf Daten, die zur Durchführung des Dienstes erforderlich sind und zum anderen auf Daten, die im Rahmen der Nutzung von ICUHworkspace erfasst werden. Dazu gehören auch Daten, die Sie als Nutzende selbst, im Rahmen ihrer Nutzung zur Speicherung in den Dienst einbringen. Es werden außerdem Daten erfasst und verarbeitet, die für die Suche anderer, im Dienst registrierten Nutzenden, aufkommen. Welche Daten Sie in den Cloud-Dienst „ICUHworkspace“ einbringen dürfen, regeln unsere Nutzungsbedingungen.

Für die Registrierung und Anmeldung eines Benutzerkontos und bei der Nutzung unseres Cloud-Dienstes werden folgende personenbezogene Daten erhoben und für die Dauer der Ihrer Nutzung des Dienstes gespeichert:
– Vorname
– Nachname
– Einrichtung
– E-Mail-Adresse
– Benutzername
– freiwillige Profilangaben

Während der Nutzung von ICUHworkspace werden ebenso Informationen über die Nutzung des Cloud-Dienstes erfasst (z.B. Logins, Uploads, Downloads). Auch Daten, die Nutzende im Rahmen ihrer Nutzung von ICUHworkspace einbringen, werden gespeichert. Zu diesen Daten gehören Dateien, die Sie in ICUHworkspace hochladen, mit anderen Nutzenden teilen oder an andere Nutzende kommunizieren. Daten, die Sie mit anderen natürlichen Personen teilen, werden an diese übermittelt.

Im Rahmen der Nutzung der „Such- und „Auto-Complete“-Funktion wird nach Eingabe von Teilen eines Namens, einer E-Mail-Adresse oder Benutzernamens des gesuchten Nutzenden, der dazugehörige Vor- und Nachname an die Person übermittelt, die den Suchauftrag vorgenommen hat.

Personenbezogene Daten wie Vor-, Nachname, Benutzername, Einrichtung, E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeiten oder Benutzerprofile mit weiteren freiwilligen Angaben (z.B. Profilbild), sind je nach funktionalen (Gruppen-)Berechtigungen auch für andere Nutzende im ICUHworkspace sichtbar.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch des Dienstes durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. IP-Adresse, Internetbrowser, Betriebssystem oder Zeitstempel). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unseren Cloud-Dienst betreten und nutzen. Diese Daten können in anonymisierter Form für statistische Zwecke verwendet werden (z.B. Seitenaufrufe).

2. Zwecke der Erhebung und Art der Verarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten dient der Durchführung des Projekts „Innovations Community UrbanHealth“ (ICUH) der Hochschule Bochum. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen nur für Zwecke soweit diese erforderlich sind. Die Verarbeitung der Daten dient insbesondere folgender Zwecke:
– Bereitstellung und Verwaltung des Cloud-Dienstes
– Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten
– Projektbezogene Nutzung des Cloud-Dienstes
– Kommunikation und Zusammenarbeit mit Nutzenden
– Statistische Auswertungen

Darüber hinaus werden diese Daten für keine weiteren Zwecke verarbeitet.

Nutzenden des Cloud-Dienstes wird Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Die von Nutzenden zur Speicherung in ICUHworkspace eingebrachten Daten werden für das Projekt ICUH gemäß der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert.

3. Beachtung geltender Rechtsvorschriften/Nutzungsbedingungen

Werden personenbezogene Daten Dritter über den Dienst gespeichert, so hat der bzw. die Nutzer:in als ggf. verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes dafür Sorge zu tragen, dass die Verarbeitung der Daten in Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht steht.
Das Abrufen, Anbieten, Hochladen oder Verbreiten von rechtswidrigen Inhalten, insbesondere solchen, die gegen strafrechtliche, persönlichkeitsrechtliche, lizenzrechtliche, urheberrechtliche oder datenschutzrechtliche Bestimmungen verstoßen, ist unzulässig.
Näheres regeln unsere Nutzungsbedingungen.

4. SSL- bzw.  TLS-Verschlüsselung

Dieser Cloud-Dienst nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die Sie über den Dienst senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, werden die Daten, die Sie an uns senden, verschlüsselt übermittelt. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

5. Dauer der Speicherung, Löschung

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke für die Datenverarbeitung entfallen. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen). Im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Indem Sie die Nutzungsbedingungen und diese Datenschutzerklärung akzeptieren, willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten personenbezogenen Daten zu den beschriebenen Zwecken ein.
Die Einwilligung bezieht sich sowohl auf Ihre personenbezogenen Daten, die bei der Anmeldung für unseren Cloud-Dienst erhoben und gespeichert werden, als auch auf die von Ihnen zur Speicherung eingebrachten Daten im Rahmen der Nutzung von ICUHworkspace sowie die Übermittlung der von Ihnen mit anderen Nutzern geteilten Daten. Ebenso willigen Sie in die Speicherung und Übermittlung der bei der Nutzung der Adress- und Suchfunktion anfallenden Daten ein.

7. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten werden nicht an projektunbeteiligte Dritte weitergeleitet und nur im Rahmen des Projekts ICUH verwendet.

8. Server-Hosting

Wir hosten unseren Cloud-Dienst bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner Online GmbH: https://www.hetzner.com/de/legal/managed-server/. Serverstandort ist Deutschland.

Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit Hetzner Online GmbH geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Datenerfassung durch Server-Hosting
Andere Daten werden automatisch beim Besuch des Dienstes durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie den Dienst betreten und nutzen.

Server-Log-Dateien
Der Hosting-Anbieter des Servers Hetnzer Online GmbH erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannte Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:
– Browsertyp und Browserversion
– verwendetes Betriebssystem
– Referrer URL
– Hostname des zugreifenden Rechners
– Uhrzeit der Serveranfrage
– Anonymisierte IP-Adressen

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Cloud-Dienst-Betreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seines Dienstes und erfasst hierzu Server-Log-Files.

9. Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Die zuständige und verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist die Hochschule Bochum, Bochum University of Applied Sciences, Am Hochschulcampus 1,44801 Bochum. Mitverantwortlich ist: Fachbereich Gesundheitswissenschaften der Hochschule Bochum, Ansprechpartnerin: Prof. Dr. Heike Köckler.

10. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verarbeitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.

Zur Wahrnehmung Ihres Auskunftsrechts können Sie auch Auszüge oder Kopien erhalten. Sollten Daten unrichtig sein oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich sein, können Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren.

Sollten sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation Gründe gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben, können Sie, soweit die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist, dieser widersprechen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann gesetzliche Pflichten oder zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Bei Fragen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte Ihren direkten Ansprechpartner in der Hochschule Bochum oder den Verantwortlichen für Datenschutz.

11. Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Hochschule Bochum wenden. Sie können sich aber auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an die an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz
https://www.ldi.nrw.de/ wenden.

Bei Fragen zum Thema Datenschutz können sich jederzeit auch an uns wenden. E-Mail-Kontakt: icuh(at)urbanhealth-digispace.de

12. Datenschutzbeauftragte/Verantwortliche für Datenschutz der Hochschule Bochum

Frau Christina Warsitz
Am Hochschulcampus 1
44801 Bochum
Telefon: +49 (0) 234 32 10020
christina.warsitz@hs-bochum.de